Toimiston suunnittelussa yhdistyvät tilankäyttö, kalusteet, ergonomia, akustiikka, valaistus ja yrityksen visuaalinen ilme. Hyvä lopputulos ei synny pelkästään näyttävistä kalusteista, vaan siitä, että työympäristö vastaa siellä tehtävää työtä ja käyttäjien tarpeita.
Toimiston suunnittelu kannattaa aloittaa ennen yksittäisten kalusteiden valintaa. Kun työpisteiden määrä, erilaiset työskentelytavat, kulkureitit, säilytys ja yhteiset tilat suunnitellaan kokonaisuutena, myös kalusteiden valinta helpottuu.
Tässä oppaassa käymme läpi toimiston suunnittelun ja sisustuksen tärkeimmät osa-alueet.
Aloita toimiston suunnittelu tarpeiden kartoituksesta
Ensimmäinen vaihe ei ole työpöydän tai sohvan valitseminen, vaan sen selvittäminen, mitä tilassa oikeasti tarvitaan.
Suunnittelun alussa kannattaa selvittää esimerkiksi:
- kuinka monta henkilöä tiloja käyttää
- kuinka moni työskentelee toimistolla samanaikaisesti
- tarvitaanko nimettyjä vai yhteiskäyttöisiä työpisteitä
- millaista työtä tiloissa tehdään
- kuinka paljon tarvitaan neuvottelu- ja yhteistyötiloja
- missä puhelut ja etäpalaverit pidetään
- tarvitaanko hiljaisia työskentelypaikkoja tai vetäytymistiloja
- kuinka paljon säilytystilaa tarvitaan
- mitä nykyisiä kalusteita voidaan hyödyntää
- millainen budjetti kokonaisuudelle on asetettu.
Kun tarpeet tunnetaan, voidaan suunnitella tilankäyttö ja vasta sen jälkeen valita kuhunkin tilaan sopivat kalusteet.
Jaa toimisto erilaisiin toiminnallisiin alueisiin
Kaikkia työtehtäviä ei tarvitse tehdä samanlaisessa ympäristössä.
Toimistossa voidaan tarvita esimerkiksi:
- henkilökohtaisia tai yhteiskäyttöisiä työpisteitä
- hiljaisen työskentelyn alueita
- puhelinkoppeja ja vetäytymistiloja
- neuvotteluhuoneita
- projektitiloja
- yhteistyö- ja kohtaamisalueita
- aula- ja vastaanottotiloja
- tauko- ja ruokailutiloja
- säilytysratkaisuja.
Tilojen määrä ja koko riippuvat yrityksen työskentelytavoista.
Pienessä toimistossa sama tila voi palvella useampaa tarkoitusta, kun taas suuremmassa työympäristössä eri toiminnoille voidaan muodostaa omat alueensa.
Suunnittele työpisteet käyttäjien ja työn mukaan
Työpiste on monessa toimistossa yksi eniten käytetyistä alueista, joten sen suunnittelussa kannattaa huomioida sekä käyttäjä että työtehtävä.
Työpisteeseen kuuluvat yleensä työpöytä, työtuoli, näyttö tai näytöt, mahdollinen säilytys sekä tarvittavat sähkö- ja kaapelointiratkaisut.
Säädettävät kalusteet helpottavat saman työpisteen sovittamista eri käyttäjille. Tämä korostuu erityisesti yhteiskäyttöisillä työpisteillä.
Työtuolia valittaessa olennaisia ominaisuuksia ovat esimerkiksi tuolin säädettävyys, käyttäjälle sopiva istuin ja selkänoja sekä käyttötarkoitukseen sopiva mekanismi.
Sähkösäädettävä työpöytä puolestaan mahdollistaa työskentelykorkeuden muuttamisen käyttäjän ja työtehtävän mukaan.
→ Lue myös: Työpisteen ergonomia – näin rakennat ergonomisen työpisteen
→ Tutustu työtuoleihin ja työpöytiin
Neuvottelutila suunnitellaan käyttötarkoituksen mukaan
Neuvottelutilan kalusteiden valintaan vaikuttaa ennen kaikkea se, miten tilaa käytetään.
Perinteinen kokoushuone voi tarvita suuren neuvottelupöydän ja riittävästi istumapaikkoja, kun taas lyhyisiin palavereihin voidaan käyttää pienempää pöytää tai korkeaa neuvotteluryhmää.
Myös etä- ja hybridipalaverit kannattaa huomioida. Näytön, kameran, mikrofonien, sähköistyksen ja kaapeloinnin sijoittaminen vaikuttaa siihen, millainen pöytä ja kalustejärjestys tilaan sopivat.
Muunneltavassa neuvottelutilassa voidaan käyttää esimerkiksi taitto- tai modulaarisia pöytiä, jos tilaa tarvitaan välillä muuhun käyttöön.
→ Tutustu neuvottelupöytiin ja neuvottelutuoleihin
Aula ja vastaanottotila muodostavat ensivaikutelman
Aula on usein ensimmäinen tila, jonka asiakas tai vierailija yrityksestä näkee.
Kalusteiden pitää sopia tilan käyttötarkoitukseen ja odotettuun käyttäjämäärään. Pieneen vastaanottotilaan voi riittää muutama istuin ja sivupöytä, kun taas suurempi aula voi sisältää useita odotus- ja kohtaamisalueita.
Aulan suunnittelussa kannattaa huomioida myös kulkureitit, vastaanottotiski, valaistus, akustiikka ja yrityksen visuaalinen ilme.
→ Lue myös: Aulan sisustus – näin suunnittelet toimivan ja edustavan vastaanottotilan
Yhteistyö- ja kohtaamisalueet täydentävät työpisteitä
Kaikkien keskustelujen ei tarvitse tapahtua työpisteillä tai neuvotteluhuoneissa.
Sohvilla, nojatuoleilla, korkeilla pöydillä ja muilla loungekalusteilla voidaan muodostaa alueita lyhyille palavereille, keskusteluille ja vapaamuotoisemmalle työskentelylle.
Tällaiset alueet kannattaa sijoittaa niin, etteivät keskustelut tarpeettomasti häiritse keskittymistä vaativia työpisteitä.
Akustiikka kannattaa huomioida jo suunnitteluvaiheessa
Akustiikkaan on helpompi vaikuttaa silloin, kun se huomioidaan jo tilan ja kalusteiden sijoittelussa.
Työpisteiden, neuvottelualueiden, kulkureittien ja ääntä tuottavien toimintojen sijoittaminen vaikuttaa siihen, miten ääni leviää tilassa.
Tarvittaessa kokonaisuutta voidaan täydentää esimerkiksi:
- pöytäsermeillä
- lattiasermeillä ja tilanjakajilla
- seinä- ja kattopaneeleilla
- akustoivilla kalusteilla
- puhelinkopeilla ja vetäytymistiloilla
- peittoääniratkaisuilla.
Erityisesti avoimissa työympäristöissä kannattaa tarkastella sekä äänen vaimentamista että sitä, missä keskustelut ja puhelut käydään.
→ Lue myös: Avotoimiston suunnittelu – akustiikka, työrauha ja tilan jakaminen
→ Lue myös: Mitä peittoääni on?
→ Tutustu akustiikkaratkaisuihin
Valaistus on osa toimivaa työympäristöä
Toimiston valaistus muodostuu päivänvalosta, yleisvalaistuksesta ja tarvittaessa työpiste- tai kohdevalaistuksesta.
Valaistusta suunniteltaessa kannattaa huomioida eri tilojen käyttötarkoitus sekä näyttöpäätetyöskentely. Valaisimien ja työpisteiden sijoittelulla voidaan ehkäistä esimerkiksi häiritseviä heijastuksia ja häikäisyä.
Valaistusta ei siksi kannata käsitellä vain sisustuselementtinä, vaan osana tilan käytännön suunnittelua.
→ Lue myös: Toimiston valaistus
Värit ja materiaalit muodostavat toimiston ilmeen
Kun tilan toiminnalliset tarpeet ovat selvillä, voidaan tarkastella värejä, materiaaleja ja kalusteiden visuaalista kokonaisuutta.
Yrityksen omaa ilmettä voidaan tuoda tiloihin esimerkiksi:
- kalusteiden väreillä
- verhoiluilla
- akustiikkapaneeleilla
- seinäpintojen väreillä
- materiaaleilla
- opasteilla ja grafiikalla.
Kaiken ei tarvitse olla samanväristä tai samaa kalustesarjaa. Olennaisempaa on, että kokonaisuus näyttää harkitulta ja eri tilat sopivat yrityksen käyttötarkoitukseen ja ilmeeseen.
→ Lue myös: Toimiston värit – opas työympäristön värisuunnitteluun
Säilytys suunnitellaan todellisen tarpeen mukaan
Paperittomuus ja digitaalinen työ ovat muuttaneet monien toimistojen säilytystarpeita, mutta säilytystä tarvitaan edelleen esimerkiksi henkilökohtaisille tavaroille, työvälineille, postille ja yhteisille tarvikkeille.
Nimettyjen työpisteiden yhteydessä voidaan käyttää laatikostoja tai kaappeja.
Yhteiskäyttöisissä työympäristöissä henkilökohtainen säilytys voidaan puolestaan toteuttaa esimerkiksi lokerokaapeilla.
Säilytyskalusteita voidaan käyttää myös tilan jakamiseen, mutta niiden sijoittelussa kannattaa huomioida kulkureitit ja näkyvyys.
→ Tutustu säilytyskalusteisiin
Uutta ja käytettyä voidaan yhdistää samaan toimistoon
Toimiston uudistaminen ei tarkoita, että kaikki nykyiset kalusteet pitäisi vaihtaa.
Ennen hankintoja kannattaa kartoittaa, mitkä olemassa olevista kalusteista ovat edelleen käyttökelpoisia ja sopivat uuteen suunnitelmaan.
Kokonaisuutta voidaan täydentää sekä uusilla että käytetyillä kalusteilla. Näin esimerkiksi työpisteisiin voidaan valita uusia tuotteita samalla, kun neuvottelu-, säilytys- tai loungekalusteissa hyödynnetään käytettyjä vaihtoehtoja.
TTR kalustussuunnittelussa voidaan yhdistää samaan kokonaisuuteen uusia ja käytettyjä kalusteita sekä asiakkaalla jo olevia käyttökelpoisia kalusteita.
→ Tutustu uusiin ja käytettyihin toimistokalusteisiin
Muunneltavuus auttaa toimistoa mukautumaan muutoksiin
Henkilöstömäärä ja työskentelytavat voivat muuttua ennen kuin toimiston kalusteet tulevat käyttöikänsä päähän.
Siksi ainakin osassa tiloja kannattaa harkita ratkaisuja, joiden järjestystä tai käyttötarkoitusta voidaan myöhemmin muuttaa.
Muunneltavuutta voidaan lisätä esimerkiksi:
- modulaarisilla kalusteilla
- siirrettävillä tilanjakajilla
- yhteiskäyttöisillä työpisteillä
- siirrettävillä pöydillä
- modulaarisilla sohvilla
- helposti uudelleen järjestettävillä neuvottelutiloilla.
Muunneltavuus ei tarkoita, että kaiken pitäisi olla liikuteltavaa. Olennaista on tunnistaa jo suunnitteluvaiheessa ne tilat, joiden tarpeet todennäköisimmin muuttuvat.
Kalusteiden sijoittelu kannattaa suunnitella ennen tilaamista
Pohjakuva auttaa hahmottamaan, kuinka paljon kalusteita tilaan todella mahtuu ja jääkö niiden ympärille riittävästi tilaa liikkumiseen.
Kalustesuunnitelmassa voidaan määrittää esimerkiksi:
- työpisteiden paikat ja määrät
- kalusteiden mitat
- kulkureitit
- säilytys
- neuvottelu- ja yhteistyöalueet
- vetäytymistilat
- akustiikkaratkaisut.
Suunnittelu vähentää riskiä siitä, että kalusteita tilataan liikaa, liian vähän tai väärissä mitoissa.
Toimiston suunnittelu budjetin mukaan
Budjetti kannattaa ottaa mukaan suunnitteluun jo alussa.
Kalusteiden hinnat vaihtelevat huomattavasti ominaisuuksien, materiaalien, valmistajan ja määrän mukaan. Kun kokonaisbudjetti tunnetaan, voidaan investointeja kohdistaa niihin kalusteisiin ja tiloihin, joissa ominaisuuksilla on eniten merkitystä.
Budjettia voidaan hallita myös yhdistämällä uusia ja käytettyjä kalusteita sekä hyödyntämällä yrityksen nykyistä kalustoa.
Yritysasiakkaille kalustehankintoihin voidaan tarjota myös leasingrahoitusta.
Kalustesuunnittelu helpottaa kokonaisuuden hallintaa
Suuremmassa toimitilaprojektissa tuotteita voidaan tarvita useilta eri valmistajilta ja useisiin erilaisiin tiloihin.
TTR kalustesuunnittelussa kartoitetaan tilan ja käyttäjien tarpeet sekä suunnitellaan kalusteiden sijoittelu ja kokonaisuus.
Suunnittelussa voidaan hyödyntää 2D-layoutia ja tarvittaessa 3D-visualisointia. Suunnittelu voidaan aloittaa pohjakuvan, mittojen ja kuvien perusteella, ja tarvittaessa tilaan voidaan tutustua paikan päällä.
TTR valikoimaan kuuluu uusia ja käytettyjä kalusteita yli 200 tuotemerkiltä. Samaan projektiin voidaan yhdistää eri valmistajien tuotteita sekä asiakkaalla jo olevia kalusteita.
Tarvittaessa TTR voi hoitaa kokonaisuuden kalustesuunnittelusta tuotteiden toimitukseen, kokoamiseen ja asennukseen.
→ Tutustu TTR kalustesuunnitteluun
Usein kysyttyä toimiston suunnittelusta ja sisustuksesta
Mistä toimiston suunnittelu kannattaa aloittaa?
Suunnittelu kannattaa aloittaa käyttäjien ja työskentelyn tarpeiden kartoittamisesta. Selvitä työpisteiden määrä, tilassa tehtävät työtehtävät, yhteiset tilat, säilytystarve, nykyiset kalusteet ja käytettävissä oleva budjetti ennen yksittäisten tuotteiden valintaa.
Mitä toimiston suunnittelussa pitää ottaa huomioon?
Keskeisiä asioita ovat tilankäyttö, työpisteet, ergonomia, kulkureitit, säilytys, akustiikka, valaistus, neuvottelu- ja yhteistyötilat sekä kalusteiden muunneltavuus.
Voiko uutta ja käytettyä toimistokalustetta yhdistää?
Kyllä. Uusia ja käytettyjä kalusteita voidaan käyttää samassa kokonaisuudessa. Myös yrityksen nykyiset käyttökelpoiset kalusteet voidaan huomioida suunnitelmassa.
Kuinka monta työpistettä toimistoon tarvitaan?
Sopiva määrä riippuu henkilöstömäärästä, toimistolla samanaikaisesti työskentelevien määrästä sekä siitä, ovatko työpisteet nimettyjä vai yhteiskäyttöisiä. Työpisteiden määrää ei siksi kannata ratkaista pelkästään henkilöstön kokonaismäärän perusteella.
Miten pienen toimiston saa toimivaksi?
Pienessä toimistossa kannattaa hyödyntää tilaa tehokkaasti ja valita kalusteet todellisen käyttötarpeen mukaan. Samalla alueella voi olla useita käyttötarkoituksia, ja tarpeettoman suuret kalusteet kannattaa välttää.
Kannattaako toimiston suunnittelussa käyttää ammattilaista?
Ammattilaisesta voi olla hyötyä erityisesti silloin, kun suunnitellaan useita tiloja tai työpisteitä, yhdistetään eri valmistajien tuotteita tai tilankäyttö on haastavaa. Kalustesuunnitelman avulla tuotteiden mitat ja sijoittelu voidaan tarkistaa ennen tilaamista.
Voiko vanhoja toimistokalusteita hyödyntää uudessa sisustuksessa?
Kyllä. Hyväkuntoiset ja käyttötarkoitukseen sopivat nykyiset kalusteet voidaan sisällyttää uuteen suunnitelmaan ja kokonaisuutta täydentää uusilla tai käytetyillä tuotteilla.
Toimiva toimisto suunnitellaan kokonaisuutena
Toimiston suunnittelussa ei ole kyse vain siitä, miltä tila näyttää. Työpisteiden, neuvottelutilojen, säilytyksen, akustiikan, valaistuksen ja yhteisten alueiden pitää muodostaa toimiva kokonaisuus.
Kun tarpeet kartoitetaan ennen kalusteiden hankintaa, voidaan myös paremmin arvioida, mitä yritys todella tarvitsee, mitä nykyisestä kalustuksesta voidaan säilyttää ja mihin kannattaa investoida.
TTR auttaa yrityksiä ja organisaatioita toimitilojen suunnittelussa ja kalustamisessa. Kokonaisuuteen voidaan yhdistää uusia ja käytettyjä kalusteita yli 200 tuotemerkiltä sekä asiakkaan nykyisiä kalusteita. Tarvittaessa hoidamme projektin suunnittelusta toimitukseen ja asennukseen.
