Hyvin suunniteltu avotoimisto tukee sekä keskittymistä että yhteistyötä. Toimiva työympäristö ei kuitenkaan synny pelkästään sijoittamalla työpisteitä avoimeen tilaan, vaan kokonaisuudessa on huomioitava työpisteiden sijoittelu, akustiikka, kulkureitit sekä mahdollisuus vetäytyä rauhallisempaan tilaan.
Nykyaikaisessa toimistossa avoin työskentelyalue onkin usein vain yksi osa kokonaisuutta. Sen rinnalle voidaan suunnitella neuvottelutiloja, puhelinkoppeja, vetäytymistiloja ja erilaisia yhteistyöalueita.
Tässä oppaassa käymme läpi avotoimiston suunnittelun tärkeimmät osa-alueet.
Aloita avotoimiston suunnittelu työskentelyn tarpeista
Ennen kalusteiden sijoittelua kannattaa selvittää, millaista työtä tilassa tehdään.
Kaikki työtehtävät eivät tarvitse samanlaista ympäristöä. Osa työpäivästä voi koostua keskusteluista ja yhteistyöstä, kun taas keskittymistä vaativat tehtävät hyötyvät rauhallisemmasta ympäristöstä.
Suunnittelussa kannattaa selvittää esimerkiksi:
- kuinka monta työpistettä tarvitaan
- ovatko työpisteet nimettyjä vai yhteiskäyttöisiä
- missä puhelut ja etäpalaverit pidetään
- kuinka paljon tarvitaan hiljaisia työskentelypaikkoja
- missä työntekijät voivat kokoontua ja keskustella
- miten ihmiset liikkuvat tilassa
- tarvitaanko neuvottelu-, vetäytymis- tai projektitiloja.
Näiden perusteella toimisto voidaan jakaa erilaisiin toiminnallisiin alueisiin.
Avotoimiston akustiikka kannattaa suunnitella kokonaisuutena
Puheäänet ja muut ympäristön äänet voivat häiritä keskittymistä erityisesti silloin, kun samassa avoimessa tilassa tehdään erilaisia työtehtäviä.
Akustiikkaa ei siksi kannata yrittää ratkaista yhdellä tuotteella. Parempi lopputulos syntyy tarkastelemalla koko tilaa: missä ääntä syntyy, miten se kulkeutuu ja missä tarvitaan eniten työrauhaa.
Avotoimiston akustiikkaa voidaan parantaa esimerkiksi:
- pöytäsermeillä
- lattiasermeillä ja tilanjakajilla
- seinä- ja kattopaneeleilla
- akustoivilla kalusteilla
- puhelinkopeilla ja vetäytymistiloilla
- työpisteiden ja eri toimintojen järkevällä sijoittelulla.
→ Tutustu TTR akustiikkaratkaisuihin
Pöytäsermit tuovat työpisteelle näkösuojaa ja rajaavat tilaa
Pöytäsermejä voidaan käyttää etenkin lähekkäin tai vastakkain sijoitettujen työpisteiden rajaamiseen.
Ne tuovat työpisteelle näkösuojaa ja voivat tuotteen rakenteesta riippuen olla myös osa tilan akustista ratkaisua.
Sermin valinnassa kannattaa huomioida mittojen ja ulkonäön lisäksi sen käyttötarkoitus ja akustiset ominaisuudet. Kaikki sermit eivät ole varsinaisia akustiikkatuotteita.
Lattiasermit ja tilanjakajat auttavat muodostamaan erilaisia alueita
Lattiasermeillä ja tilanjakajilla voidaan muodostaa avoimeen tilaan erilaisia työskentelyalueita ilman kiinteiden seinien rakentamista.
Niillä voidaan esimerkiksi erottaa työpistealueita kulkureiteistä, rajata yhteistyöalueita tai luoda näkösuojaa eri toimintojen välille.
Siirrettävät ratkaisut ovat hyödyllisiä erityisesti silloin, kun toimiston käyttötarkoitukset tai työpisteiden määrä muuttuvat.
→ Tutustu lattiasermeihin ja tilanjakajiin
Seinä- ja kattopaneelit täydentävät tilan akustiikkaa
Avoimissa tiloissa on usein suuria kovia pintoja, joista ääni pääsee heijastumaan.
Akustoivia seinä- ja kattopaneeleita voidaan käyttää osana kokonaisuutta vähentämään äänen heijastumista ja parantamaan tilan ääniympäristöä.
Paneelit voivat samalla toimia sisustuselementteinä. Niitä on saatavana erilaisissa muodoissa, väreissä ja verhoiluissa, joten akustiikkaratkaisut voidaan sovittaa osaksi toimiston muuta ilmettä.
→ Tutustu seinä- ja kattopaneeleihin
Peittoäänitaulu yhdistää akustiikkataulun ja peittoäänen
Peittoääni on erilainen tapa vaikuttaa avotoimiston ääniympäristöön. Sen tarkoituksena ei ole vaimentaa ääntä samalla tavalla kuin akustoivien paneelien, vaan tuottaa tilaan hallittu taustaääni, joka voi vähentää ympäröivän puheen erottuvuutta.
Peittoäänijärjestelmät ovat perinteisesti olleet erillisiä teknisiä järjestelmiä, mutta saatavilla on myös kalusteisiin ja akustiikkatuotteisiin integroituja ratkaisuja.
TTR valikoimassa oleva INTIMIS-peittoäänitaulu yhdistää seinälle sijoitettavan akustiikkataulun ja integroidun peittoääniratkaisun samaan tuotteeseen. Ratkaisu soveltuu esimerkiksi avotoimistoihin ja muihin työympäristöihin, joissa halutaan yhdistää äänenvaimennusta ja peittoääntä ilman erillistä näkyvää järjestelmää.
Peittoääni ei korvaa tilan muuta akustiikkasuunnittelua, vaan sitä voidaan käyttää osana kokonaisuutta yhdessä esimerkiksi akustiikkapaneelien, sermien ja vetäytymistilojen kanssa.
→ Tutustu INTIMIS-peittoäänitauluun
Puhelinkopit ja vetäytymistilat tuovat rauhallisen paikan avotilan rinnalle
Kaikkea toimintaa ei tarvitse yrittää sovittaa avotilaan.
Puhelut, Teams-palaverit ja keskittymistä vaativat tehtävät voidaan siirtää niitä varten suunniteltuihin tiloihin. Puhelinkopit ja vetäytymistilat mahdollistavat tämän ilman, että toimistoon täytyy välttämättä rakentaa uusia kiinteitä huoneita.
Pienempi puhelinkoppi voi toimia lyhyissä puheluissa ja etäpalavereissa, kun taas suuremmat vetäytymistilat voivat soveltua esimerkiksi pidempään työskentelyyn tai muutaman henkilön tapaamisiin.
Sopivaa ratkaisua valittaessa kannattaa huomioida ainakin käyttötarkoitus, henkilömäärä, ilmanvaihto, sähköistys, mitat ja sijoittaminen suhteessa ympäröiviin työpisteisiin.
→ Tutustu puhelinkoppeihin ja vetäytymistiloihin
Kulkureitit kannattaa suunnitella pois työpisteiden keskeltä
Työrauhaan vaikuttaa äänen lisäksi myös ympärillä tapahtuva liike.
Jos esimerkiksi keittiöön, tulostimelle tai neuvotteluhuoneeseen kuljetaan jatkuvasti työpisteiden vierestä, työskentelyalueesta voi muodostua levoton.
Siksi tärkeimmät kulkureitit kannattaa mahdollisuuksien mukaan suunnitella työpistealueiden reunoille.
Samalla kannattaa miettiä, mihin sijoitetaan paljon liikennettä aiheuttavat toiminnot, kuten tulostimet, kahvipisteet, säilytys ja yhteiset työvälineet.
Erota yhteistyöalueet keskittymistä vaativasta työstä
Kaikkien keskustelujen ei tarvitse tapahtua varsinaisilla työpisteillä.
Toimistoon voidaan muodostaa erillisiä yhteistyö- ja kohtaamisalueita esimerkiksi sohvien, nojatuolien, korkeiden pöytien ja muiden rennompien kalusteiden avulla.
Kun keskusteluille ja yhteistyölle on omat luontevat paikkansa, työpistealueita voidaan rauhoittaa paremmin keskittymistä vaativaan työskentelyyn.
Avotoimisto vai monitilatoimisto?
Perinteisessä avotoimistossa suuri osa työpisteistä sijaitsee samassa avoimessa tilassa.
Monitilatoimistossa työntekijälle tarjotaan puolestaan erilaisia tiloja eri työtehtäviin. Samassa toimistossa voi olla esimerkiksi avoimia työpistealueita, hiljaisia työskentelypaikkoja, vetäytymistiloja, neuvotteluhuoneita ja yhteistyöalueita.
Käytännössä moni nykyaikainen toimisto on näiden yhdistelmä.
Olennaisinta ei ole tilan nimitys, vaan se, että työntekijöillä on käytettävissä erilaisiin työtehtäviin sopivia ympäristöjä.
Muunneltavuus auttaa toimistoa mukautumaan muutoksiin
Yrityksen henkilöstömäärä, työskentelytavat ja tilantarve voivat muuttua.
Siksi toimistossa kannattaa suosia mahdollisuuksien mukaan ratkaisuja, joita voidaan järjestellä uudelleen.
Esimerkiksi siirrettävät sermit, modulaariset kalusteet ja yhteiskäyttöiset työpisteet voivat helpottaa tilojen mukauttamista myöhemmin.
Kaikkea ei myöskään tarvitse hankkia uutena. Uuden kokonaisuuden suunnittelussa voidaan hyödyntää yrityksen nykyisiä kalusteita sekä yhdistää uusia ja käytettyjä kalusteita.
Suunnittele avotoimiston kalusteet kokonaisuutena
Työpöydät, työtuolit, säilytyskalusteet, sermit, akustiikkaratkaisut, puhelinkopit ja yhteistyöalueiden kalusteet vaikuttavat kaikki siihen, miten toimisto toimii käytännössä.
Siksi kalusteita kannattaa tarkastella yksittäisten tuotteiden sijaan kokonaisuutena.
TTR kalustesuunnittelussa voidaan suunnitella työpisteet, kalusteiden sijoittelu ja tilankäyttö asiakkaan tarpeiden mukaan. Kokonaisuudessa voidaan hyödyntää uusia, käytettyjä ja asiakkaalla jo olemassa olevia kalusteita.
→ Tutustu TTR kalustesuunnitteluun
Usein kysyttyä avotoimiston suunnittelusta
Miten avotoimiston melua voidaan vähentää?
Avotoimiston ääniympäristöä voidaan parantaa esimerkiksi akustoivilla pöytä- ja lattiasermeillä, seinä- ja kattopaneeleilla sekä sijoittamalla ääntä tuottavat toiminnot erilleen keskittymistä vaativista työpisteistä. Puheluille ja etäpalavereille voidaan lisäksi järjestää omia vetäytymistiloja.
Miten avotoimistoon saadaan enemmän työrauhaa?
Työrauhaa voidaan tukea työpisteiden sijoittelulla, näkösuojalla, akustiikkaratkaisuilla, järkevillä kulkureiteillä sekä hiljaisilla työskentely- ja vetäytymistiloilla. Myös työpaikan yhteisillä toimintatavoilla on merkitystä.
Tarvitaanko avotoimistossa sermejä?
Ei välttämättä jokaisen työpisteen ympärille. Tarve riippuu työpisteiden sijoittelusta, tilan akustiikasta ja siellä tehtävästä työstä. Pöytä- ja lattiasermejä voidaan käyttää tarpeen mukaan näkösuojana, tilan rajaamiseen ja tuotteen ominaisuuksista riippuen osana akustista kokonaisuutta.
Mitä eroa on avotoimistolla ja monitilatoimistolla?
Avotoimistossa työpisteet sijaitsevat pääasiassa yhteisessä avoimessa tilassa. Monitilatoimistossa on erilaisia alueita esimerkiksi keskittymiseen, yhteistyöhön, palavereihin ja puheluihin.
Miten avotoimisto kannattaa kalustaa?
Kalustus kannattaa suunnitella tilan käyttäjien, työtehtävien ja käytettävissä olevan tilan perusteella. Työpisteiden lisäksi kannattaa huomioida säilytys, akustiikka, vetäytymistilat, kulkureitit ja yhteistyöalueet. Kalusteiden sijoittelu kannattaa suunnitella kokonaisuutena ennen hankintoja.
Toimiva avotoimisto alkaa hyvästä suunnittelusta
Hyvä avotoimisto ei synny mahdollisimman suuresta määrästä työpisteitä. Toimivassa kokonaisuudessa huomioidaan erilaiset työtehtävät, työrauha, yhteistyö, akustiikka ja tilojen muuttuvat tarpeet.
TTR auttaa yrityksiä toimitilojen kalustesuunnittelussa yksittäisistä työpisteistä kokonaisiin toimitiloihin. Ratkaisu voidaan rakentaa uusista ja käytetyistä kalusteista sekä hyödyntää mahdollisuuksien mukaan yrityksen nykyisiä kalusteita.
