Hybridityössä työtä tehdään sekä toimistolla että etänä. Tämä muuttaa myös sitä, mitä toimistolta tarvitaan. Kaikki työntekijät eivät välttämättä ole paikalla samaan aikaan, mutta toimistolla pitää pystyä keskittymään, osallistumaan etäpalavereihin, työskentelemään yhdessä ja kohtaamaan muita.
Toimivan hybriditoimiston suunnittelu ei siksi tarkoita vain työpisteiden määrän vähentämistä. Olennaisempaa on selvittää, mitä toimistolla tehdään, kuinka tiloja käytetään ja millaisia työympäristöjä erilaiset työtehtävät tarvitsevat.
Tässä oppaassa käymme läpi, miten työpisteet, työrauha, vetäytymistilat, neuvottelutilat ja kalusteet voidaan sovittaa hybridityöhön.
Mitä hybridityö tarkoittaa työympäristön kannalta?
Hybridityössä yhdistyvät työpaikalla ja etänä tehtävä työ. Käytännöt voivat kuitenkin vaihdella paljon yritysten, tiimien ja työtehtävien välillä.
Siksi ei ole myöskään yhtä kaikille sopivaa hybriditoimistoa.
Toisessa yrityksessä suurin osa henkilöstöstä voi olla toimistolla lähes päivittäin. Toisessa käyttö painottuu muutamaan viikonpäivään. Lisäksi samana päivänä osa työntekijöistä voi tarvita rauhallisen työpisteen, osa paikan Teams-palaverille ja osa tilan yhteiseen työskentelyyn.
Hybriditoimiston suunnittelun lähtökohdan pitäisi siksi olla yrityksen todellinen tilankäyttö ja työskentelytavat, ei pelkästään henkilöstömäärä.
Miten hybridityö muuttaa toimiston tilatarpeita?
Perinteisessä toimistossa lähtökohtana on usein ollut oma työpiste jokaiselle työntekijälle. Hybridityössä tilojen käyttö voi vaihdella enemmän eri päivien välillä.
Samaan aikaan toimistolla tehdään monenlaista työtä:
- itsenäistä ja keskittymistä vaativaa työskentelyä
- puheluita ja etäpalavereita
- kasvokkaisia tapaamisia
- ryhmä- ja projektityötä
- asiakastapaamisia ja neuvotteluja
- lyhyitä keskusteluja ja kohtaamisia.
Jos lähes koko toimisto koostuu samanlaisista avoimista työpisteistä ja muutamasta neuvotteluhuoneesta, erilaiset työskentelytavat joutuvat helposti kilpailemaan samoista tiloista.
Siksi kannattaa tarkastella työpisteiden lukumäärän lisäksi sitä, mitä toimistolla pitää pystyä tekemään samanaikaisesti.
Ratkaisuna voi olla esimerkiksi yhdistelmä tavallisia työpisteitä, rauhallisempia työskentelyalueita, puhelinkoppeja, vetäytymistiloja, neuvotteluhuoneita ja yhteiseen työskentelyyn tarkoitettuja alueita.
Työrauha ja keskittyminen hybriditoimistossa
Toimistolle voidaan tulla tapaamaan muita ja työskentelemään yhdessä, mutta samalla siellä pitää pystyä tekemään myös keskittymistä vaativaa työtä.
Haaste syntyy esimerkiksi silloin, kun samassa avoimessa tilassa pidetään paljon videopalavereita ja puheluita samalla kun muut yrittävät työskennellä rauhassa.
Työrauhaa voidaan parantaa esimerkiksi sijoittamalla äänekkäämpi ja hiljaisempi työskentely eri alueille, käyttämällä sermejä ja ääntä vaimentavia pintoja sekä tarjoamalla suljettuja tiloja puheluille ja keskittymistä vaativalle työlle.
Akustiikka on kuitenkin vain osa ratkaisua. Myös kulkureitit, kalusteiden sijoittelu ja eri toimintojen sijainti vaikuttavat siihen, kuinka rauhalliseksi työympäristö koetaan.
Lue myös: Toimiston akustiikka – opas toimivaan ääniympäristöön
Lue myös: Avotoimiston suunnittelu
Puhelinkopit ja vetäytymistilat
Puhelinkoppi tai vetäytymistila voi ratkaista yhden hybriditoimiston tavallisimmista ongelmista: mistä löytyy nopeasti rauhallinen paikka puhelulle, videopalaverille tai lyhyelle keskittymistä vaativalle työjaksolle?
Yhden henkilön puhelinkoppi voi vähentää tarvetta käyttää kokonaista neuvotteluhuonetta yhden henkilön etäpalaveriin. Suurempia vetäytymistiloja voidaan puolestaan käyttää esimerkiksi kahdenkeskisiin keskusteluihin, pienryhmien tapaamisiin ja hybridi- tai videopalavereihin.
Tarvittavien tilojen määrä riippuu kuitenkin toimiston käytöstä. Pelkän henkilöstömäärän perusteella ei voida päätellä, kuinka monta puhelinkoppia tai vetäytymistilaa tarvitaan.
Valikoimastamme löytyy yhden henkilön puhelinkoppeja sekä useamman henkilön vetäytymis- ja neuvottelutiloja. Saatavilla on uusia ratkaisuja ja vaihtelevasti myös käytettyjä vaihtoehtoja.
Tutustu puhelinkoppeihin ja vetäytymistiloihin
Neuvottelu- ja yhteistyötilat hybridityössä
Hybridityössä samaan palaveriin voi osallistua ihmisiä sekä toimistolta että etänä. Tämä kannattaa huomioida myös neuvottelu- ja yhteistyötilojen suunnittelussa.
Pöydän, istuinten, näytön ja muun kokoustekniikan sijoittelun pitäisi tukea tilan todellista käyttötapaa. Suuri neuvotteluhuone ei myöskään ole tarkoituksenmukaisin paikka jokaiseen kahden henkilön tapaamiseen tai yhden henkilön videopalaveriin.
Toimistossa voidaan käyttää rinnakkain esimerkiksi:
- pieniä vetäytymis- ja tapaamistiloja
- varsinaisia neuvotteluhuoneita
- avoimempia projekti- ja yhteistyöalueita
- korkeita pöytiä lyhyisiin palavereihin
- lounge- ja kohtaamisalueita.
Näin erilaisille tapaamisille ja yhteistyölle voidaan tarjota tehtävään sopiva paikka.
Jaetut työpisteet ja ergonomia
Hybridityössä kaikilla työntekijöillä ei välttämättä ole omaa nimettyä työpistettä. Jos samaa työpistettä käyttää useampi henkilö, kalusteiden säädettävyys korostuu.
Sähköpöydän korkeus voidaan säätää eri käyttäjille, ja monipuolisesti säädettävä työtuoli voidaan mukauttaa käyttäjän mittoihin.
Jaetulla työpisteellä kannattaa huomioida esimerkiksi:
- työpöydän korkeuden säätö
- työtuolin säädettävyys
- näytön sijoittelu ja säätömahdollisuudet
- sähkö- ja latausmahdollisuudet
- valaistus
- työpisteen ympärillä oleva työrauha.
Työpisteiden määrää ei kuitenkaan kannata vähentää vain sillä oletuksella, että osa henkilöstöstä tekee etätyötä. Määrän pitäisi perustua siihen, kuinka paljon toimistoa todellisuudessa käytetään myös vilkkaimpina päivinä.
Lue myös: Työpisteen ergonomia – ergonomisen työpisteen opas
Miten nykyinen toimisto muutetaan hybridityöhön sopivaksi?
Hybriditoimistoon siirtyminen ei tarkoita automaattisesti koko toimiston tai kaikkien kalusteiden uusimista.
Ensin kannattaa selvittää, miten nykyinen tila oikeasti toimii.
Kuinka paljon käyttäjiä toimistolla on eri päivinä? Ovatko neuvotteluhuoneet jatkuvasti varattuja yhden henkilön etäpalavereihin? Onko avoimessa tilassa vaikea keskittyä? Jääkö osa työpisteistä jatkuvasti tyhjiksi? Puuttuuko toimistosta pieniä tapaamis- tai vetäytymistiloja?
Samalla kannattaa selvittää, mitkä nykyiset kalusteet ja tilaratkaisut toimivat edelleen.
Tarvekartoituksen jälkeen voidaan arvioida, tarvitaanko esimerkiksi:
- työpisteiden uudelleenjärjestelyä
- lisää rauhallisia työskentelypaikkoja
- puhelinkoppeja tai vetäytymistiloja
- erilaisia neuvottelu- ja yhteistyöalueita
- akustiikan parantamista
- uusia tai käytettyjä kalusteita.
Joskus toimiston toimivuutta voidaan parantaa merkittävästi jo muuttamalla kalusteiden sijoittelua ja tilojen käyttötarkoituksia.
Lue myös: Toimiston suunnittelu ja sisustus – kattava opas yritykselle
Nykyiset, käytetyt ja uudet kalusteet osaksi toimivaa kokonaisuutta
Hybriditoimiston uudistuksessa kaikkea ei tarvitse hankkia uutena.
Yrityksen nykyiset käyttökelpoiset kalusteet voidaan huomioida suunnittelussa ja kokonaisuutta voidaan täydentää käytetyillä ja uusilla tuotteilla tarpeen mukaan.
Käytettynä voidaan löytää esimerkiksi työtuoleja, sähköpöytiä, neuvottelukalusteita, säilytyskalusteita, sermejä ja muita työympäristön tuotteita. Myös käytettyjä puhelinkoppeja ja vetäytymistiloja on saatavilla valikoiman mukaan.
Autamme toimitilan ja kalustetarpeiden kartoittamisessa, kalustesuunnittelussa, 2D- ja 3D-suunnittelussa, kohdekäynneissä sekä tuotteiden valinnassa. Kokonaisuudessa voidaan huomioida asiakkaan nykyiset kalusteet sekä sopivat käytetyt ja uudet tuotteet.
Tarvittaessa hoidamme myös kalusteiden toimituksen ja asennuksen.
Asiakkaalla ei siis tarvitse olla valmiiksi tiedossa, mitä tuotteita tilaan tarvitaan. Lähtökohtana voi olla esimerkiksi nykyinen toimisto, jonka käyttö on muuttunut, uusi toimitila tai tarve saada olemassa olevat neliöt paremmin käyttöön.
Lue myös: Käytetyt toimistokalusteet – opas yritykselle
Ota yhteyttä, jos haluat suunnitella nykyisen tai uuden toimitilan hybridityöhön sopivaksi.
