Toimistokalusteiden hankinta ei tarkoita vain työpöytien ja työtuolien valitsemista. Toimiva kokonaisuus lähtee siitä, mitä tilassa tehdään, kuinka moni sitä käyttää ja millaisia tarpeita eri käyttäjillä ja tiloilla on.
Kaikkea ei myöskään tarvitse hankkia uutena. Kokonaisuudessa voidaan hyödyntää yrityksellä jo olevia kalusteita sekä uusia ja käytettyjä toimistokalusteita.
Sinun ei tarvitse tietää valmiiksi, mitä kalusteita tarvitset. Voimme auttaa tarpeiden kartoittamisessa, toimiston suunnittelussa ja tilaan, käyttötarkoitukseen sekä budjettiin sopivien kalusteiden valinnassa.
Tässä oppaassa käymme läpi, mitä yrityksen kannattaa huomioida toimistokalusteita hankittaessa ja miten hankinta etenee tarpeiden kartoituksesta valmiiseen työympäristöön.
1. Mistä toimistokalusteiden hankinta kannattaa aloittaa?
Kalustehankinta kannattaa aloittaa tarpeiden kartoittamisesta, ei yksittäisten tuotteiden valinnasta.
Aluksi on hyvä selvittää esimerkiksi:
- kuinka monta henkilöä tilaa käyttää
- millaista työtä tilassa tehdään
- ovatko työpisteet nimettyjä vai yhteiskäyttöisiä
- millaisia neuvottelu-, vetäytymis- ja yhteisiä tiloja tarvitaan
- mitä nykyisistä kalusteista voidaan hyödyntää
- milloin tilan pitää olla valmis
- mikä on hankinnan alustava budjetti.
Kaikkia vastauksia ei tarvitse olla valmiina ennen yhteydenottoa. Jo pohjakuva tai tilan mitat, muutama kuva, käyttäjämäärä ja tieto tilan käyttötarkoituksesta antavat hyvän lähtökohdan suunnittelulle.
2. Mitä kalusteita toimistoon tarvitaan?
Tarvittavat kalusteet määräytyvät tilojen käyttötarkoituksen ja työskentelytapojen mukaan. Sama kalustelista ei siksi sovi kaikkiin toimistoihin.
Työpisteisiin voidaan tarvita työpöytiä, työtuoleja, säilytysratkaisuja ja sermejä.
Neuvottelutiloissa huomioidaan esimerkiksi käyttäjämäärä, pöydän ja tuolien mitoitus, sähköistys sekä kokoustekniikan tarpeet.
Puheluihin ja videopalavereihin voidaan tarvita puhelinkoppeja tai muita vetäytymistiloja.
Auloihin ja odotustiloihin voidaan valita sohvia, nojatuoleja, pöytiä ja muita vieraskäyttöön sopivia kalusteita.
Tauko- ja ruokailutiloissa kalusteiden määrä ja mitoitus suunnitellaan käyttäjämäärän ja tilan käyttötavan perusteella.
Myös säilytystarve kannattaa selvittää. Tarvitaanko henkilökohtaista säilytystä, lokerikkoja, yhteisiä kaappeja, vaate- ja pukukaappeja vai esimerkiksi arkistointitilaa?
3. Suunnittele kokonaisuus ennen tilaamista
Hyvältä vaikuttava kaluste ei vielä tarkoita, että se toimii kyseisessä tilassa. Kalusteiden määrä, mitoitus ja sijoittelu kannattaa siksi suunnitella ennen tilaamista.
Pohjakuvaan voidaan suunnitella esimerkiksi:
- työpisteiden määrä ja sijoittelu
- neuvottelu- ja vetäytymistilat
- säilytys
- kulkureitit
- yhteiset alueet
- kalusteiden tarvitsema käyttötila
- akustiikkaratkaisujen sijoittelu.
Samalla voidaan arvioida, millaiset kalusteet sopivat eri tiloihin ja kuinka paljon niitä tarvitaan.
Voimme suunnitella toimiston kalustekokonaisuuden pohjakuvan perusteella ja ehdottaa eri tiloihin sopivia kalusteita. Suunnittelussa voidaan hyödyntää 2D- ja 3D-suunnittelua, ja tarvittaessa voimme tulla tutustumaan tilaan paikan päälle.
Tavoitteena ei ole vain saada kalusteita mahtumaan pohjakuvaan, vaan suunnitella toimiva kokonaisuus tilan käyttäjille ja käyttötarkoitukseen.
Lue lisää: Toimiston suunnittelu ja sisustus
4. Paljonko toimistokalusteiden hankinta maksaa?
Toimiston kalustamiselle ei ole yhtä yleispätevää neliö- tai työpistekohtaista hintaa. Kustannuksiin vaikuttavat esimerkiksi:
- työpisteiden ja muiden tilojen määrä
- valitut tuotteet ja materiaalit
- uusien ja käytettyjen kalusteiden suhde
- yrityksellä jo olevien kalusteiden hyödyntäminen
- akustiikka- ja säilytysratkaisut
- sähköistys ja lisävarusteet
- toimitus ja asennus
TTR:n verkkosivuilla lähes kaikilla tuotteilla on näkyvissä alkaen-hinta. Hinnat voi vaihtaa verollisiksi tai verottomiksi sivun oikeasta yläkulmasta.
Osan tuotteista voi tilata suoraan verkkokaupasta, mutta suurin osa tuotteista on tarjouspyyntötuotteita. Jos tiedät jo, mitä tarvitset, voit lisätä haluamasi tuotteet tarjouskoriin ja lähettää niistä meille tarjouspyynnön.
Sinun ei kuitenkaan tarvitse valita kalusteita valmiiksi itse. Voimme suunnitella kokonaisuuden ja ehdottaa tilaan, käyttötarkoitukseen, käyttäjämäärään ja budjettiin sopivia kalusteita.
Koko toimiston hankinnassa budjettia kannattaa tarkastella kokonaisuutena. Yksittäisen tuotteen hinnan lisäksi olennaista on, että kalusteet sopivat tilaan ja käyttötarkoitukseen ja muodostavat yhdessä toimivan kokonaisuuden.
Kalustekokonaisuuden voi hankkia myös leasingrahoituksella. Leasing sopii erityisesti uusien kalusteiden hankintaan, ja suuremmissa kokonaisuuksissa mukaan voidaan tapauskohtaisesti sisällyttää myös käytettyjä kalusteita.
5. Uudet, käytetyt vai nykyiset toimistokalusteet?
Koko toimistoa ei tarvitse kalustaa joko uusilla tai käytetyillä tuotteilla.
Ennen hankintaa kannattaa selvittää:
- mitä yrityksen nykyisistä kalusteista voidaan käyttää edelleen
- mitä voidaan hankkia käytettynä
- mitä kannattaa hankkia uutena.
Näitä voidaan myös yhdistää samaan kalustekokonaisuuteen.
Milloin käytetty toimistokaluste on hyvä vaihtoehto?
Käytetty toimistokaluste voi olla hyvä vaihtoehto silloin, kun käyttötarkoitukseen sopiva tuote tai riittävän suuri erä on saatavilla. Käytettyjä kalusteita voidaan myös yhdistää uusiin ja yrityksellä jo oleviin kalusteisiin, joten koko toimistoa ei tarvitse kalustaa samalla tavalla.
Käytettynä valikoimassamme on vaihtelevasti esimerkiksi työtuoleja, työpöytiä ja sähköpöytiä, neuvottelukalusteita, säilytyskalusteita, sermejä, akustiikkatuotteita sekä oleskelutilojen kalusteita.
Käytettyjen toimistokalusteiden keskeisiä etuja ovat:
- edullisempi hankintahinta – laadukkaita kalusteita voi saada vastaavia uusia tuotteita edullisemmin
- nopea saatavuus – varastossa olevat kalusteet voidaan saada käyttöön ilman uuden tuotteen valmistusaikaa
- vastuullisempi valinta – uudelleenkäyttö pidentää kalusteiden elinkaarta, vähentää uusien tuotteiden ja raaka-aineiden tarvetta sekä pitää käyttökelpoiset kalusteet kierrossa pidempään
Käytettyjen kalusteiden valikoima, mallit ja kappalemäärät muuttuvat jatkuvasti. Jos projektiin tarvitaan esimerkiksi suuri määrä samanlaisia kalusteita tai tarkasti määritelty koko, väri tai verhoilu, sopivaa erää ei aina löydy käytettynä. Tällöin kokonaisuutta voidaan täydentää uusilla kalusteilla.
Käytetyt kalusteet kuntotarkastetaan ja puhdistetaan ennen toimitusta, ja niitä voidaan tarvittaessa huoltaa. Työtuoleja voidaan esimerkiksi verhoilla uudelleen.
Milloin uusi kaluste on parempi vaihtoehto?
Uusi kaluste voi olla käytännöllisempi esimerkiksi silloin, kun tarvitaan suuri määrä samanlaisia tuotteita tai tuotteelta halutaan tietty koko, väri, verhoilu tai muu ominaisuus.
Usein toimiva ratkaisu löytyy näiden yhdistelmästä. Esimerkiksi yrityksen nykyiset sähköpöydät voidaan säilyttää, työtuoleiksi löytää sopiva käytetty erä ja neuvottelutilaan valita uusi pöytä halutuilla mitoilla.
Kokonaisuuden ei tarvitse olla kokonaan uusi tai kokonaan käytetty.
Lue lisää: Käytetyt toimistokalusteet – opas yritykselle
6. Mitä nykyisille toimistokalusteille kannattaa tehdä?
Toimiston uudistaminen tai muutto ei automaattisesti tarkoita nykyisistä kalusteista luopumista.
Ennen uusien kalusteiden hankintaa kannattaa selvittää:
- mitkä nykyiset kalusteet ovat edelleen käyttökelpoisia
- mitkä sopivat uuden tilan mitoitukseen
- mitä voidaan sijoittaa uudelleen
- mitä voidaan huoltaa tai kunnostaa
- mitä kannattaa täydentää uusilla tai käytetyillä tuotteilla
Nykyiset kalusteet voidaan huomioida jo uuden tilan kalustesuunnitelmassa. Näin käyttökelpoisia tuotteita ei tarvitse korvata uusilla vain toimiston uudistamisen vuoksi.
Entä tarpeettomiksi jäävät kalusteet?
Tarpeettomiksi jäävien hyväkuntoisten kalusteiden jälleenkäyttömahdollisuudet kannattaa selvittää ennen niiden hävittämistä.
Ostamme suurempia eriä hyväkuntoisia ja jälleenmyyntiin soveltuvia toimisto- ja julkitilakalusteita. Ostettavia eriä voivat olla esimerkiksi työtuolit, työpöydät, neuvottelukalusteet ja säilytyskalusteet.
Kaluste-erän arvoon vaikuttavat muun muassa valmistaja ja malli, ikä, kunto, kappalemäärä, kysyntä sekä sijainti ja noutoon liittyvät kustannukset.
Lue lisää: Ostamme käytettyjä toimistokalusteita
7. Huomioi ergonomia jo kalusteita valittaessa
Ergonomia kannattaa huomioida jo työpisteiden ja kalusteiden suunnittelussa.
Työtuolin tulee sopia käyttäjälle ja tarjota käyttötarpeeseen riittävät säädöt. Työpöydässä puolestaan huomioidaan esimerkiksi työskentelytila ja sopiva työskentelykorkeus. Jos samaa työpistettä käyttää useampi henkilö, kalusteiden helppo säädettävyys korostuu.
Lue lisää: Työpisteen ergonomia
Lue lisää: Työtuolin valintaopas
8. Huomioi myös akustiikka, sähköistys ja valaistus
Kalustesuunnittelussa kannattaa huomioida myös muu työympäristö.
Akustiikka: työpisteiden sijoittelu, sermit, vetäytymistilat ja muut akustiikkaratkaisut vaikuttavat toimiston ääniympäristöön.
Sähköistys: työpisteiden ja neuvottelupöytien pistorasiat, latauspisteet ja johtojen hallinta kannattaa suunnitella ennen kalusteiden tilaamista.
Valaistus: kalusteiden sijoittelussa kannattaa huomioida luonnonvalo, tilan yleisvalaistus ja mahdollinen työpistevalaistus.
Lue lisää: Toimiston akustiikka – opas toimivaan ääniympäristöön
Lue lisää: Toimiston valaistus
9. Mitä toimistokalusteita vertaillessa kannattaa tarkistaa?
Pelkkä ostohinta ei kerro, kuinka hyvin kaluste sopii käyttötarkoitukseen.
Tuotteesta riippuen kannattaa vertailla esimerkiksi:
- mittoja ja sopivuutta tilaan
- säätömahdollisuuksia
- materiaaleja ja verhoiluja
- puhdistettavuutta ja huollettavuutta
- varaosien saatavuutta
- takuuta
- toimitusaikaa
- varastotilannetta
- käyttöympäristöön liittyviä vaatimuksia.
Kaikissa tuotteissa samat ominaisuudet eivät ole yhtä tärkeitä. Työtuolissa käyttäjälle sopivuus ja säädettävyys korostuvat, kun taas neuvottelupöydässä olennaisia voivat olla esimerkiksi koko, käyttäjämäärä, materiaalit ja sähköistys.
10. Suunnittele toimitus ja asennus etukäteen
Kalustehankinta ei pääty tuotteiden valintaan. Suuremmassa projektissa myös toimitus ja asennus kannattaa suunnitella osana kokonaisuutta.
Etukäteen kannattaa sopia esimerkiksi:
- toimitusajankohta
- toimitetaanko kokonaisuus kerralla vai vaiheittain
- kalusteiden kuljetus oikeisiin tiloihin
- kalusteiden kokoaminen ja asennus
- hissien ja kulkureittien huomioiminen
- pakkausmateriaalien käsittely
- milloin tilan pitää olla valmis käyttöön.
Voimme koota eri valmistajilta tulevia tuotteita varastollemme ja toimittaa ne asiakkaalle yhtenä kokonaisuutena. Kalusteet voidaan myös toimittaa paikoilleen asennettuina.
Näin asiakkaan ei tarvitse koordinoida useiden eri valmistajien toimituksia ja asentajia erikseen.
11. Toimistokalusteiden hankinnan muistilista
Ennen hankinnan viimeistelyä tarkista ainakin:
käyttäjämäärä ja työskentelytavat
pohjakuva ja tilan mitat
nykyiset hyödynnettävät kalusteet
tarvittavat uudet ja käytetyt kalusteet
ergonomia
akustiikka
sähköistys ja johtojen hallinta
valaistus
budjetti
toimitusaikataulu
toimitus ja asennus
tarpeettomiksi jäävien kalusteiden jatkokäyttö
Näin toimistokalustehankinta etenee kanssamme
Kalustehankintaan voi tulla mukaan jo aivan projektin alkuvaiheessa. Et tarvitse valmista tuotelistaa tai valmiiksi suunniteltua toimistoa.
1. Tarpeiden kartoitus
Käymme läpi tilan, käyttäjämäärän, työskentelytavat, nykyiset kalusteet, toiveet, aikataulun ja budjetin.
2. Kalustesuunnittelu
Suunnittelemme tilaan sopivan kalustekokonaisuuden. Suunnittelussa voidaan hyödyntää pohjakuvaa, 2D- ja 3D-suunnittelua sekä tarvittaessa kohdekäyntiä.
3. Kalusteiden valinta
Ehdotamme tilaan, käyttötarkoitukseen ja budjettiin sopivia kalusteita. Kokonaisuuteen voidaan yhdistää uusia, käytettyjä ja yrityksellä jo olevia kalusteita.
4. Tarjous
Saat suunnitellusta kokonaisuudesta tarjouksen. Jos tiedät jo tarvitsemasi tuotteet, voit myös lisätä tuotteet verkkosivujemme tarjouskoriin ja lähettää tarjouspyynnön sitä kautta.
5. Toimitus ja asennus
Sovimme toimituksesta ja tarvittaessa asennuksesta. Eri valmistajien tuotteita voidaan koota yhteen toimitukseen ja asentaa valmiiksi paikoilleen.
Suunnitteletko toimiston uudistamista tai muuttoa?
Sinun ei tarvitse tietää valmiiksi, mitä kalusteita tarvitset.
Voit lähettää meille pohjakuvan tai tilan mitat, kuvia tilasta ja tiedon käyttäjämäärästä. Kerro myös, millaiseen käyttöön tila tulee ja onko yrityksellä nykyisiä kalusteita, joita haluaisitte hyödyntää.
Autamme suunnittelemaan tilaan ja budjettiin sopivan kalustekokonaisuuden sekä valitsemaan siihen sopivat tuotteet.
